Цель совещания — обмен информацией по заранее определенной повестке дня, затрагивающей работу всех его участников. В общем случае информационный обмен подытоживается принятием одного или нескольких (в зависимости от содержания повестки) управленческих решений, объявляемых в конце совещания.

Как свидетельствует практика, задачи совещания, а также его формальные показатели (продолжительность, состав участников, количество выносимых на повестку вопросов и т.п.) могут существенно отличаться, в том числе и в зависимости от того, является совещание регулярным (плановым) или ситуативным (внеплановым).

Охарактеризуем основные типы регулярных совещаний, организуемых в плановом порядке. К ним относятся вводные (установочные), координационные (промежуточные) и итоговые совещания.

Подобные совещания обычно проводятся с целью регулирования какого-либо вида деятельности в течение определенного периода времени (допустим, в течение недели) либо отдельного мероприятия (например, бизнес-проекта). При этом вводное совещание «дает старт» работе (в понедельник), итоговое (в пятницу) — завершает ее.

Что касается координационных совещаний, то обычно они проводятся в ходе работы, к примеру, с выполнением очередного проектного этапа. Другой распространенный повод для координационного совещания — организация (совершенствование) взаимодействия участников работы (в том числе при изменении их персонального состава).

Любое регулярное совещание, как правило, открывается кратким выступлением руководителя компании (его представителя) по «текущему моменту». Затем заслушивается информация других участников совещания — заместителей руководителя, начальников подразделений, главных и ведущих специалистов по соответствующим направлениям работы (о ходе выполнения ранее поставленных задач).

В необходимых случаях эта информация уточняется (в форме кратких вопросов и ответов на них). Решение по текущему вопросу повестки обычно принимается до начала рассмотрения следующего вопроса.

Отметим, что в ходе вводных совещаний акцент в повестке делается на планах предстоящей работы, а в ходе итоговых — на достигнутых результатах. Повестка координационных совещаний, как правило, формируется в зависимости от обстановки, складывающейся к моменту их проведения.

Время проведения регулярных совещаний, как и их продолжительность, постоянны. При этом вводные и координационные совещания чаще всего проводятся в первой половине рабочего дня, итоговые — напротив, во второй его половине. В ходе регулярных совещаний секретарь руководителя обычно отвечает за фиксацию хода мероприятия и подготовку проектов управленческих решений. В то же время секретарю может быть поручено и ведение совещания.

Внеплановые совещания организуются по необходимости при наличии на то веских оснований. Такая необходимость может быть продиктована внезапными изменениями привычных условий осуществления компанией своей текущей или перспективной деятельности (в целом или по одному из направлений), а также возникновением нетипичных (для обычной деятельности компании) задач безотлагательного характера.

Для организации любого ситуативного совещания характерны:

• сжатые сроки его подготовки и проведения;
• тематически ограниченная повестка дня (включающая обычно только один вопрос);
• минимально необходимый состав участников;
• широкое использование современных средств коммуникации (в частности, Интернета).

С учетом изложенного секретарю руководителя целесообразно иметь «в запасе» несколько типовых ситуационных сценариев, в соответствии с которыми может быть организована экспресс-подготовка внепланового совещания: кризис во взаимоотношениях с партнерами, сокращение персонала, авария, несчастный случай на производстве и т.п. Неплохо иметь и «заготовки» некоторых документов (бланки для выполнения расчетов, шаблоны протоколов, схемы распределения поручений, графики контроля и т.п.).

При проведении ситуативных совещаний секретарь руководителя, как и в вышеописанном случае, отвечает прежде всего за фиксацию хода мероприятия и подготовку проектов управленческих решений. Однако в необходимых случаях на него может возлагаться и коммуникационное обеспечение совещания.